Miten taloyhtiö suunnittelee kattotyöstä viestinnän asukkaille?

Kattotyöstä viestintä kannattaa suunnitella samalla, kun hallitus sopii työn aikataulusta ja käytännön järjestelyistä. Asukas tarvitsee tiedon siitä, milloin työ alkaa, missä työmaa vaikuttaa liikkumiseen ja keneltä hän saa vastauksen käytännön kysymyksiin. Katon kuntoarvio antaa hallitukselle pohjan kertoa myös, miksi työ tehdään ja mitä rakennuksen osaa se koskee. Me teemme vesikaton kuntotarkastuksia taloyhtiöille Helsingissä ja muualla Uudellamaalla.

Suunnittele kattotyöstä viestintä ennen aloitusta

Ennakkotiedotteessa kannattaa kertoa työn arvioitu aloitus ja kesto, työalueen sijainti sekä ne arjen muutokset, jotka asukkaat voivat huomata. Jos piha-alueelle tulee nostokalustoa, telineitä tai rajattu työalue, kerro niiden paikka ja vaikutus kulkuun. Mainitse myös, vaikuttaako työ pysäköintiin, jätekatoksen käyttöön, pyörien säilytykseen tai muihin yhteisiin tiloihin. Erota vahvistetut järjestelyt niistä työvaiheista, jotka tarkentuvat työn edetessä.

paragraphs continuation

Hyvä kattotyöstä viestintä kertoo asukkaalle ajoissa, miten työ vaikuttaa hänen arkeensa.

Pidä kattotyöstä viestintä ajan tasalla työn aikana

Kulkureiteistä kannattaa viestiä selkeästi ja samoin sanoin kaikissa kanavissa. Kerro, mikä reitti pysyy käytössä, mistä kohtaa kulku on tilapäisesti rajoitettu ja miten asukas toimii, jos hän tarvitsee esteettömän kulun tai apua tavaroiden kuljettamiseen. Hallituksen tai isännöitsijän on hyvä nimetä yksi yhteyshenkilö asukkaiden kysymyksille. Silloin työmaata koskevat havainnot eivät jää irrallisiksi viesteiksi eri kanaviin.

Työn aikana säännöllinen tilanneviesti vähentää epävarmuutta. Kerro seuraavan työvaiheen ajankohta, mahdollinen melu, pihajärjestelyt ja muutokset kulkureitteihin. Sää voi vaikuttaa kattotyön etenemiseen, joten poikkeuksista kannattaa ilmoittaa heti, kun uusi tieto on käytettävissä. Jos katolla havaitaan akuutti vuoto, käytössämme on ympäri vuorokauden toimiva vuotopäivystys. Asukkaille voi tällöin kertoa myös, miten tilannetta hoidetaan ja mihin havainnot ilmoitetaan.

Valmistumisviesti palauttaa arjen normaaliksi

Valmistumisviestissä kerrotaan, milloin työalue puretaan, mitkä kulkureitit palaavat normaaliin käyttöön ja jääkö alueelle vielä viimeisteltäviä kohtia. Samalla hallitus voi ohjata asukkaita ilmoittamaan mahdollisista työalueeseen liittyvistä havainnoista sovittuun paikkaan. Kun tieto tulee yhdestä kanavasta, asukas tietää, ettei hänen tarvitse arvailla, kuuluuko esimerkiksi pihalla oleva rajaus vielä kattotyöhön vai jo seuraavaan työvaiheeseen.

Taloyhtiön kannattaa säilyttää tiedotteet, työvaiheiden aikataulut ja työn jälkeen saadut asiakirjat samassa paikassa. Niistä on hyötyä myöhemmässä kunnossapidon suunnittelussa ja seuraavien töiden viestinnässä. Katon huoltohistorian dokumentointi helpottaa kokonaisuuden hallintaa. Myös Isännöintiliiton remonttiopas korostaa, että asukkaiden tulee tietää työn aikana, mitä tehdään, missä mennään ja mitä on tulossa.